Das Bewerbungsgespräch ist das wohl prominenteste Instrument in der Mitarbeitendenauswahl und wird in unterschiedlichsten Varianten vermutlich in jedem Einstellungsprozess mehr oder weniger intensiv und strukturiert eingesetzt. Viele Meter an entsprechender Fachliteratur füllen die Bibliotheken und vor allem im Bereich der Ratgeberliteratur finden sich von Farb- und Stilberatung bis hin zu vorbereitenden Frage- und Antwortbatterien eine ganze Reihe von mehr oder weniger empfehlenswerten Beiträgen.
Einleitung:
Unser Beitrag hier soll sich stärker auf die Inhalte, die beteiligten Personen, den Job und die damit verbundenen Aufgaben konzentrieren und den Fokus daraufsetzen, wie man durch eine gezielte und strukturierte Vorbereitung in der Lage ist, sich selbst in möglichst optimaler Weise für die gesuchte Aufgabe zu präsentieren. Weiter fokussieren wir uns auf das Segment, in dem der Autor die größten Erfahrungen gesammelt hat und dies sind zumeist Führungspositionen oder exponierte Fachkräftepositionen.
Durch die Komplexität der Materie ist das bisher hier verwendete Format nicht zu halten, sodass der Artikel in fünf Teilen erscheint, jeweils mit einem anderen Fokus:
Teil I: Kenne das Unternehmen
Teil II: Kenne Deine GesprächspartnerInnen
Teil III: Kenne den Job
Teil IV: Kenne und präsentiere Dich selbst
Teil V: Gehaltsverhandlungen
Und natürlich können auch mit einer solchen Aufteilung noch nicht alle Aspekte befriedigend beantwortet werden. Der Autor wird daher versuchen auf diese Aspekte in Form von Fußnoten hinzuweisen und ist selbstverständlich für jegliches Feedback und Verbesserungsverschläge dankbar.
Teil II: Kenne Deine GesprächspartnerInnen
Wie auch im ersten Teil in der Analyse des Unternehmens lassen sich mit einiger Recherchetätigkeit und ggfs. etwas Engagement in der Ansprache wertvolle Informationen zu den Personen finden, die Teil des Bewerbungsverfahrens sind. Während der Bewerbungssituation wird jeder Bewerbende mit einer Vielzahl von Mitarbeitenden des möglichen zukünftigen Arbeitgebers konfrontiert, mit vielen davon nur kurz und flüchtig, während man mit anderen Stunden in gemeinsamen Gesprächen verbringt. Nach Bekanntgabe der Personen lassen sich ihre Herkunft, vorherigen Positionen und ihre Interessen schon im Vorfeld eines ersten Bewerbungsgespräches meist sehr gut recherchieren. Oftmals ist das in der Vorstellungssituation hilfreich1. So kann eine Sichtweise oder ein Argument verstärkt und untermauert werden, wenn man dieses an die Biografie der Gesprächspartner „andockt“ und somit das eigene Argument zum gemeinsamen macht. Dies schafft zumeist einen für alle Seiten positiven Gesprächsrahmen.2
Wir beschreiben im Folgenden, welche Personen in einer Vorstellungssituation als GesprächspartnerIn auftauchen können und wie Informationen zu diesen Personen gesammelt werden können. Ziel ist es zu erkennen, dass dieses Wissen für die Vorstellungssituation einen Unterschied macht und zusätzliche Informationen zu den GesprächspartnerInnen dem Gesprächserfolg dienlich sind.3
- Wer ist an einem Auswahlverfahren/ Vorstellungsgespräch eigentlich beteiligt?
Je nach Größe des Unternehmens und die Ausgestaltung der Position sind unterschiedliche Personen an der Auswahl eines Bewerbenden beteiligt. Auch je nach Anzahl der Auswahlgespräche, kann die Zahl der Beteiligten stark variieren. Bestimmte Branchen bedienen sich dabei manchmal Konstellationen, die in anderen Bereichen eher unüblich sind. So finden sich im öffentlichen Bereich in Spitzenpositionen oftmals ganze Auswahlgremien, wohingegen in kleineren privaten Unternehmen teilweise nur der Inhabende und eine Assistenz beteiligt sind.
Da der Autor sich in diesem Kapitel auf Führungspositionen und exponierte Fachkräftepositionen spezialisiert hat, widmen wir diesem Bereich unsere Aufmerksamkeit.4
- Personalreferenten, Hiring Manager und/ oder Sourcer, Direct Searcher, etc.
Die erste Berührung mit einem Unternehmen erfolgt zumeist über eine Person, die sich auf Erstkontakte spezialisiert hat5, ggfs. ist man sogar von ihr direkt oder über soziale Netzwerke kontaktiert worden. Diese Person kann unterschiedliche Bezeichnungen führen. Bei den Titeln Sourcer, Direct Search oder Ähnlichem kann davon ausgegangen werden, dass sie im Laufe des Verfahrens keine tragende Rolle innehaben wird. Sie sind meist für die Kontaktaufnahme zuständig und übergeben den Prozess dann an weitere Mitarbeitende aus der HR- Abteilung. Bei Bezeichnungen wie PersonalreferentIn, HR-Business PartnerIn, Hiring Manager, Personalleitung oder ähnlichen. Formulierungen hingegen ist es schon wahrscheinlicher, dass diese Person auch an Erstgesprächen oder sogar dem ganzen Prozess beteiligt sein wird und einen vitalen Beitrag zur Einstellung leistet. Dies ist meist zu Beginn eines Verfahrens für den Bewerbenden meist noch nicht ausreichend transparent, klärt sich dann aber in der Regel schnell in einem ersten Telefonat/einer ersten E-Mail.
- Sekretariat/ Assistant/Team Support, o.Ä.
Gerade bei Unternehmen, die nicht über eine ausdifferenzierte Personalabteilung mit Recruiting Schwerpunkten verfügen, werden erste Gespräche oftmals auch über die Sekretariate oder ein Back Office der einstellenden Abteilungsleitung, Bereichsleitung oder Vorstands organisiert. Hier ist ebenfalls nicht davon auszugehen, dass diese Beteiligten für die Einstellung eine Rolle spielen werden.6
- Potentielle Vorgesetzte oder disziplinarisch verantwortliche Personen
Die potentiellen Vorgesetzten und/oder disziplinarischen Vorgesetzten, die nicht immer dieselbe Person sind, stellen die klassischen Entscheidenden im Verfahren dar. Oftmals ist hier auch eine Gemengelage vorzufinden, die auf den ersten Blick nicht eindeutig ist. So wird vielleicht der/die Vorgesetzte namentlich benannt, aber der eigentliche Entscheidende ist im Gespräch möglicherweise gar nicht zugegen.7 Menschen aus dieser Personengruppe sind für die Einstellungsentscheidung am wichtigsten.
- Berater/ Diagnostiker
In einigen Fällen begleiten Personalberatungen den Einstellungsprozess.8 Auch BeraterInnen unterschiedlichster Gattungen könnten ggf. Teilnehmende des Verfahrens sein. Meist wird dies aber im Vorfeld angekündigt, sodass sich vorbereitet werden kann.
- Betriebliche Interessenvertretung/ Gleichstellungsbeauftragte/VertreterIn Schwerbehinderte, u.A.
Im Wirken vieler öffentlicher und auch privater Unternehmen ist die Integration von betrieblichen InteressenvertreterInnen und bestimmten VertreterInnen, die per Gesetz oder betrieblicher Mitbestimmung (z.B. bei Schwerbehinderung) vorgeschrieben sind, durchaus üblich. Gerade in Bewerbungsverfahren auf Positionen in Verbindung mit der Politik (z.B. bei Stadtwerken, Krankenhäusern o.Ä.), bzw. mit öffentlicher Verwaltung ist eine Vertretung der oben genannten Personengruppe sogar wahrscheinlich. Hier ist es oftmals so, dass diese Beteiligten in der Einladung nicht namentlich benannt sind oder gar keine Erwähnung finden. Insgesamt ist in Bewerbungsverfahren bei Unternehmen mit öffentlicher Beteilung stets mit mehreren Personen zu rechnen, die nicht direkte EntscheiderInnen sind.
- Inhaber, Mitglieder einer Inhaberfamilie, o.Ä.
In Familienunternehmen ist es bis heute üblich, dass sich bewerbende leitende Mitarbeitende sich auch bei den Eigentümern der Gesellschaft vorstellen, auch wenn diese sich nicht oder nicht mehr nachhaltig in die laufenden Geschäfte einbringen. Auch GesprächspartnerInnen wie „der oder die Alte“ sind nach wie vor an der Tagesordnung.9
- KollegInnen, Mitarbeitende auf identischer Hierarchieebene oder Unterstellte
Auch Gespräche mit zukünftigen KollegInnen können Teil eines Auswahlverfahrens sein. Hier geht es vor allem darum, wie der Bewerbende in ein Team passt.10 Auch Mitarbeitende haben in einigen Unternehmen Mitspracherechte in Bezug auf ihre Vorgesetzten. Eher informelle Rundgänge „durch die Abteilung“, ein gemeinsames Mittagessen in der Kantine oder auch die Einladung zu einem Firmenevent sind beliebte Methoden, einen zukünftigen Mitarbeitenden näher kennenzulernen.
Eine Vielzahl von möglichen Gesprächspartnern fühlt sich im jeweiligen Unternehmen prädestiniert an Gesprächen mit dem Bewerber, der Bewerberin teilzunehmen. Je nach Art und Größe des Unternehmens kommen potenzielle neue MitarbeiterInnen schnelle mit bis zu 20 Vertretern eines Unternehmens in mehr oder weniger intensiven Kontakt. Und je mehr man als BewerberIn darüber weiß, wer in dem Verfahren beteiligt ist und wer in den Gesprächen zugegen sein wird, umso gezielter kann eine Vorbereitung stattfinden.
- Was kann ich im Vorfeld über meine GesprächspartnerInnen herausfinden?
Mit Hilfe des Internets und des eigenen Netzwerks können innerhalb kürzester Zeit Informationen zu den GesprächspartnerInnen gefunden werden. Die Suche im Netz und in diversen sozialen Medien nach Daten und Präsentation des beruflichen und teils auch des privaten Lebens anderer hat dabei nicht anrüchiges, denn Unternehmen recherchieren im Vorfeld ebenso Informationen über die Präsentation der BewerberInnen in den sozialen Medien.11 Durch eine strukturierte Suche können schon um Vorfeld wichtige Informationen gefunden werden. Wie auch in Kapitel I (Kenne das Unternehmen) aufgezeigt, geht es darum, möglichst viele unterschiedliches Wissen zusammenzutragen, um ein differenziertes Bild der Gesprächspartnerinnen zu erhalten.
- Allgemeine Internetsuchmaschinen
Über die marktführenden search engines google und bing sollte jede Suche beginnen. Die Eingabe des Namens des Gesprächspartners, ggfs. noch verfeinert durch eine Ortangabe und/ oder einen Unternehmensnamen wird meist schon erste Suchergebnisse liefern. Von hier aus führen dann die ersten Links meist zu Einträgen in sozialen Medien, manchmal sind aber ebenfalls private Internetseiten darunter.
Auch die Bildsuche und die Suche über Nachrichtenseiten können Informationen zu den Gesprächspartnern liefern, die auf den ersten Ergebnisseiten vielleicht nicht angezeigt werden.
- Soziale Businessmedien
Die sozialen Businessmedien LinkedIn und XING sind die Adressbücher mit angeschlossener Lebenslaufabteilung des Internets. Sie sind die virtuellen Orte, in denen Führungskräfte und Menschen mit hoher Außenwirkung sich Mühe geben, sich selbst einer Öffentlichkeit zu präsentieren.12 Je nach Reifegrad finden sich unterschiedlichste Informationen, teils mit einer so großen Detailtiefe, dass Personen, die sich erstmalig mit dem Profil beschäftigen gar nicht alle diese Details aufnehmen können.13 Daher ist es wichtig, sich strukturiert mit den Profilen zu beschäftigen.
- Berufsbiographie der Gesprächspartnerinnen
Bei der Durchsicht eines „Business“ Social Media Profils findet man die Berufsbiografie einer Person , meist sogar mit Nennung der Position und des Zeitraums, in dem sie bei einem Unternehmen beschäftigt war. Anhand dieser Angaben können sowohl gemeinsame ehemalige Arbeitgeber herausgelesen werden als auch die Erfahrungen, die die Person bei dem Wechsel in die neue Position gesammelt hat. Auch die Geschwindigkeit, mit der die/der GesprächspartnerIn Karriere gemacht hat, sowie Informationen zu Studienorten, Fächerkombinationen und Auslandserfahrungen, sind ohne großen Aufwand lesbar. Einige dieser Daten können vielleicht im Gesprächsauftakt helfen oder man geht im Laufe des Gesprächs vielleicht auf ein Thema ein, das sich auf die Vergangenheit des Gesprächspartners bezieht. (z.B.: “Ich hatte gesehen, sie waren früher dort auch beschäftigt.” Oder: “Sie waren ja auch mal im Vertrieb tätig.”, etc.)
- Wer kennt wen? Haben wir gemeinsame Kontakte?
Sowohl LinkedIn als auch XING haben die Funktion, dass gemeinsame Kontakte angezeigt werden14. Hier können – ebenso wie bei der Berufsbiographie – schnell Gemeinsamkeiten herausgefunden werden, auf die dann im Vorstellungsgespräch eventuell Bezug genommen werden kann. (Z.B. ”Wie ich gesehen habe, kennen Sie auch Frau X.”) Manchmal entstehen so auch Referenzen, auf die man sich direkt beziehen kann. (Z.B.: ”Wie ich sehe, kennen Sie Herrn Y. Mit dem arbeite ich schon seit Jahren vertrauensvoll zusammen.”) wie gemeinsame Kunden, Zulieferer oder Dienstleister (”Wie ich gesehen habe, kennen Sie auch Volker Aumann.”) Aber Vorsicht: Manchmal kennen die GesprächspartnerInnen die angezeigten Kontakte nicht, nur flüchtig oder sie haben vielleicht negative Erfahrungen mit ihnen gemacht. Hierzu finden sich leider keinerlei Informationen.
- Gemeinsame Interessengruppen/ besuchte Veranstaltungen/ Weiterbildungen
Auch gemeinsame Interessengruppen in den sozialen Business Netzwerken und das Lesen von Beiträgen der GesprächspartnerInnen führen zu einem verbesserten Verständnis der jeweiligen Person. Auch gemeinsam besuchte Veranstaltungen (“Ich habe gesehen, Sie waren auch auf der Messe XY.”, o.Ä.) können – sofern passend – ins Gespräch eingebracht werden. Dies kann eine Möglichkeit sein, eine Unterhaltung auf eine vertrautere und persönlichere Ebene zu bringen. Die Diskussion um den neuen Messestand des Mitbewerbers und die Besetzung des Standes, sowie die Qualität der Werbegeschenke sind für beide Parteien sicher eine willkommene Abwechslung im formalen Bewerbungsgespräch. Gleiches gilt auch für Weiterbildungen oder Gruppen, die man gemeinsam verfolgt. Wie in jeder formalen Gesprächssituation ist der Übergang zwischen business small talk, gossip und belangloser Kommunikation meist hauchdünn.
- Über was berichten: Was “faven” meine Interviewpartner?
Die sozialen Businessnetzwerke sind heute nicht mehr nur digitale Telefonbücher mit angeschlossener Lebenslaufabteilung, sondern auch Orte in denen diskutiert, verkündigt und gestritten wird. Im Vorfeld eines jeden Gespräches mit einem Unternehmen macht es daher Sinn, zu recherchieren über was die InterviewpartnerInnen sprechen, welchen Content sie bevorzugen, welche Meinungen sie vertreten. Diese Vorlieben können nahezu keine Aktivität bis hin zu hunderten Beiträgen umfassen. Sich hier einzulesen kann einen intensiven Eindruck der Gesprächspartner, der Unternehmenskultur und der Themen liefern, die gerade das berufliche Handeln der GesprächspartnerInnen prägt. Ebenso interessant ist es zu recherchieren, welche Beiträge von den Gesprächspartnern „geliked“ oder weitergeleitet werden. Auch hier bekommt man sehr schnell eine Idee davon, was die Gesprächspartner unterstützen bzw. auch ablehnen.
- Weitere soziale Medien
Je nach Branche und Größe des Unternehmens präsentieren sich diese auch auf anderen sozialen Netzwerken und es macht durchaus Sinn in der Gesprächsvorbereitung ebenfalls hier zu recherchieren. So bieten Videoplattformen wie Youtube Möglichkeiten, die Gesprächspartner ggfs. in einer Produkt- und/oder Unternehmenspräsentation zu erleben. Gleiches ist auf den Unternehmenskanälen bei Instagram und Facebook zu erwarten.
Natürlich besteht bei vielen auch das Interesse, das persönliche Umfeld der GesprächspartnerInnen kennenzulernen und nicht nur die berufliche Seite. Das „stalking“ der unterschiedlichen Social Media Kanäle ist durchaus verbreitet und erfahrene Führungskräfte und Personalverantwortliche verzichten auf die Darstellungen dort oder verwenden zumindest keine Klarnamen.
- Persönliche Netzwerke/ Business Clubs, u.A.
Gerade beruflich exponierte Persönlichkeiten schließen viele Kontakte und somit ist es gerade für Führungskräfte nicht selten, dass es gemeinsame Kontakte auch außerhalb der Berufswelt, des Internets und den sozialen Businessnetzwerken gibt. Der gemeinsame Golfclub ist meist sicher mehr Klischee als Realität, aber regional gibt es durchaus Veranstaltungen, auf denen private und berufliche Kontakte in regelmäßiger Weise zusammentreffen und einige Branchen stärker vertreten sind als anderswo. Zu denken ist hier an den Karneval, die Logen beim Fußball oder mittlerweile auch an Mitgliedschaften in speziellen Businessclubs.15 In diesen Kontexten „kennt man sich“ und wenn dies nicht der Fall ist, kennt sicherlich jemand anderes jemanden, der jemanden kennt. Natürlich sind solche Kontakte nicht immer offen auszuspielen, da sie oftmals mit „Klüngel“ oder „Seilschaften“ in Verbindung gebracht werden. In sehr vielen Zusammenhängen ist aber eine geteilte Leidenschaft für den gleichen Fußballverein oder den gleichen Sport ein Türöffner für ein entspanntes Gespräch.
Auch die alten Organisationen der Rotarier oder der Lions müssen in dieser Aufzählung Erwähnung finden, da dort – aber auch regional sehr unterschiedlich – viele Netzwerke vorhanden sind.
Fazit:
„Kenne Deine GesprächspartnerInnen“ ist mehr als nur eine Floskel im Bewerbungsverfahren. Durch eine strukturierte Recherche von frei zugänglichen Informationen ist es möglich, die GesprächspartnerInnen schon vor einem Gespräch etwas näher kennenzulernen. Informationen über den beruflichen, manchmal auch den privaten Hintergrund, Interessen, besuchte Veranstaltungen und absolvierte Weiterbildungen lassen sich ohne große Probleme im Vorfeld eines Gespräches im Netz, meist über die sozialen Business Medien LinkedIn und Xing recherchieren.
Aber auch Informationen über zeitliche Abläufe in der Karriere der GesprächspartnerInnen gemeinsame Netzwerkkontakte und Meinungsäußerungen, sowie gezeigte Sympathien durch Wortbeiträge in Foren und sozialen Netzwerken reichern die Namen und Positionen der GesprächspartnerInnnen mit zusätzlichem Wissen an.
Gemeinsam mit den Daten zum Unternehmen haben wir nun einen noch tieferen Eindruck des potenziellen Arbeitgebers und den dort agierenden Personen. Im nächsten Teil der Serie werden wir uns unter dem Motto „Kenne den Job“ näher mit den Beschreibungen der Stelle beschäftigen und was uns diese über das Unternehmen und die Aufgabe verraten.
[1] Es macht halt einen Unterschied, ob man von einer Psychologin oder einer Betriebswirtin interviewt wird. Und es spricht vieles dafür, dies schon im Vorfeld zu wissen.
[2] Neudeutsch würde man wohl davon sprechen jemanden thematisch „abzuholen“
[3] Dies kann nicht trennscharf validiert werden. Aber gewisse Motivation ist daraus sicherlich zu ziehen.
[4] Der Autor geht zum Beispiel nicht auf Auszubildenden und auch nicht auf Vorstellungssituationen, wo die Auswahlentscheidung nicht auf dem Gespräch beruht (z.B. Probearbeiten etc.)
[5] Zum Beispiel die Ansprechpartnerin in einer Stellenausschreibung.
[6] Gegen den Willen der Sekretärin bzw. Assistentin ist hier noch niemand eingestellt worden gilt, oftmals trotzdem.
[7] Und manchmal „steht ein Elefant im Raum“ und alle Personen versuchen zu antizipieren welche Entscheidung denn der oberen Führungskraft am ehesten gefallen würde.
[8] Hier hat dann oftmals die erste Ansprache über einen Berater stattgefunden. Der Vorteil hier ist, dass der Berater alle weiteren Schritte und alle beteiligten Personen benennen kann und meist auch detailliert auf ein erstes Gespräch vorbereitet.
[9] In Teil III der Artikelserie wird dieser Aspekt noch einmal ausführlicher erläutert
[10] Und natürlich wie der Bewerbende die neuen KollegInnen einschätzt.
[11] Hier ranken sich immer wieder viele Mythen über die Neugier des einstellenden Unternehmens. Ohne hier große empirische Belege dafür zu haben, ist davon auszugehen, dass in Personalabteilungen ebenfalls neugierige Menschen arbeiten.
[12] Interessanterweise finden sich noch immer Menschen im Bereich des Recruiting, die keine Informationen preisgeben. Dies ergibt weder im Hinblick auf Transparenz noch unter den Gesichtspunkten eine wie auch immer gestalteten Employer Branding Strategie Sinn.
[13] Man denke hier an den zahlreichen kuratierten Accounts von Vorständen in größeren Unternehmen. Teilweise finden sich hunderte Beiträge, Videos, Veröffentlichungen, Podcast und vieles mehr.
[14] Dies setzt spezielle Einstellungen in den jeweiligen Portalen voraus und dies ist meist auch kostenpflichtig.
[15] Hier gibt es nicht nur die alten Industrieclubs an Rhein und Ruhr sondern auch moderne Zusammenkünfte wie die SOHO Häuser in GB und mittlerweile auch Berlin und in vielen anderen Städten.
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