Das Bewerbungsgespräch ist das wohl prominenteste Instrument in der Mitarbeitendenauswahl und wird in unterschiedlichsten Varianten in fast jedem Einstellungsprozess mehr oder weniger intensiv und strukturiert eingesetzt. Viele Meter an entsprechender Fachliteratur füllen die Bibliotheken und vor allem im Bereich der Ratgeberliteratur finden sich von Farb- und Stilberatung bis hin zu vorbereitenden Frage- und Antwortbatterien eine ganze Reihe von mehr oder weniger empfehlenswerten Beiträgen.
Einleitung
Unser Beitrag hier soll sich stärker auf die Inhalte, die beteiligten Personen, den Job und die damit verbundenen Aufgaben konzentrieren und den Fokus darauf legen, wie man durch eine gezielte und strukturierte Vorbereitung in der Lage ist, sich selbst in möglichst optimaler Weise für die gesuchte Aufgabe zu präsentieren. Weiter fokussieren wir uns auf das Segment, in dem der Autor die größten Erfahrungen gesammelt hat und dies sind zumeist Führungspositionen oder exponierte Fachkräftepositionen.
Durch die Komplexität der Materie ist das bisher hier verwendete Format nicht zu halten, so dass der Artikel in fünf Teilen erscheint, jeweils mit einem anderen Fokus:
Teil I: Kenne das Unternehmen
Teil II: Kenne Deine Gesprächspartner
Teil II: Kenne den Job
Teil III: Kenne und präsentiere Dich selbst
Teil IV: Gehaltsverhandlungen
Und natürlich können auch mit einer solchen Aufteilung noch nicht alle Aspekte befriedigend beantwortet werden. Der Autor wird daher versuchen auf diese Aspekte in Form von Fußnoten hinzuweisen und ist natürlich für jegliches Feedback und Verbesserungsverschläge dankbar.
Kenne den Job- Die Jobanalyse
Nachdem wir in den letzten zwei Kapiteln unsere Aufmerksamkeit auf das Unternehmen und die Ansprechpartner im Bewerbungsinterview gelegt haben, widmen wir uns in diesem Teil der Jobbeschreibung. Für die meisten von uns ist das auch der Einstieg, in dem wir uns mit den Inhalten des Jobs auseinandersetzen. Passe ich auf die Anforderungen? Brauche ich für diesen Job wirklich einen wirtschaftswissenschaftlichen Studienabschluss? Ist die Arbeitsatmosphäre bei deinem Arbeitgeber wirklich so gut? 1
- Die Formen der Jobbeschreibung
Gegenüber dem letzten Jahrtausend, in dem sich Stellenanzeigen meist im Sonderteil der Wochenendausgabe der Tageszeitungen fanden, haben wir es heute mit einer Vielzahl von Wegen und Darstellungsformen zu tun, wie eine Stellenausschreibung InteressentInnen erreicht. Hier ist nicht nur der Verteilungsweg online/offline interessant – dies ist gerade für Führungskräfte wichtig – sondern auch Form und Überbringer der Stellenausschreibung. So finden sich unterschiedlichste Formen von Jobbeschreibungen.
1.1 Die formale Stellenausschreibung
Bei den verschiedenen Formen der Jobbeschreibung kommt die formale Stellenausschreibung sicherlich an erster Stelle, inseriert auf der Unternehmenswebsite, einem Stellenportal, einem Branchenmagazin oder einer Tageszeitung. Sofern eine Anzeige veröffentlicht wurde, kann man sich sicher sein, dass sich jemand aus dem Unternehmen umfassend Gedanken gemacht hat, dass Menschen miteinander gesprochen haben, dass Kosten entstanden sind, etc. Daher ist die inserierte, kostenpflichtige Stellenanzeige auch die verlässlichste Form. 2
1.2 Die anonymisierte Stellenausschreibung
Aber auch andere Arten von Jobbeschreibungen finden sich auf dem Markt. So ist die anonymisierte Stellenausschreibung über Personalberatungen auch eine hoch spezialisierte Form der Stellenanzeige. Hier wird ein Vermittler eingeschaltet, der für ein vorerst anonym bleibendes Unternehmen sucht. 3
1.3 Informationen und Stellenbeschreibungen nach einer Direktansprache
Die nach einer Direktansprache4 versandte Stellenbeschreibung samt Unternehmensprofil ist eine weitere Form, wie Personalberatungen auf eine Stelle aufmerksam machen. Bei dieser Variante ist mehr Prosa im Spiel und zusätzlich zu den Anforderungen an die Position kommen meist noch eigens erstellte Exposés, Präsentationen und weitere Informationen (Zusammenfassungen von Bilanzen, etc.) ins Spiel.
2. Die strukturierte Analyse von Stellenanzeigen
Stellenausschreibungen haben oftmals einen sehr formalen Charakter. In einem Großteil der Stellenanzeigen wird nach einer kurzen Einleitung (z.B. Vorstellung des Unternehmens) zwischen Aufgabenbeschreibung und Anforderungen differenziert. Irgendwo findet sich (meist im oberen Drittel) die Positionsbezeichnung (meist fettgedruckt) und im unteren Drittel Informationen zum Bewerbungsverfahren samt Kontaktmöglichkeiten.
Um eine Stellenausschreibung nun gezielt analysieren zu können, müssen wir Kriterien definieren, an denen wir die Stellenausschreibung messen, bzw. genauer prüfen, ob die Stellenanzeige Antworten auf die von uns definierten Kriterien liefert.
Natürlich können diese Kriterien von Führungskraft zu Führungskraft sehr unterschiedlich sein. Während die eine unbedingt aufgrund der Familiensituation den Reiseanteil möglichst niedrig halten möchte, geht es der anderen Führungskraft um Internationalität und interkontinentale Verantwortlichkeiten. Möchte die eine eher wieder mehr inhaltliche Herausforderungen und weniger Führungsverantwortung, geht die/der andere Bewerber:in vielleicht genau den entgegengesetzten Weg.
Einige Kriterien, die unabhängig von persönlichen Befindlichkeiten und Präferenzen liegen, möchte ich dennoch genauer vorstellen. Mit Hilfe dieser Kriterien ist es möglich, Stellenausschreibungen grob zu analysieren. Eine detaillierte Analyse von konkreten Anforderungen und Aufgabenbeschreibungen kann in diesem Aufsatz natürlich nicht stattfinden.
2.1 Bezeichnung der Position
Der Titel der Position findet sich meist fettgedruckt im oberen Drittel einer Stellenanzeige. Man kann in den Positionstitel viel hineininterpretieren und in manchen Fällen sind diese Titel äußerst fantasievoll. Trotzdem haben sie in vielen Ausschreibungen durchaus eine Bedeutung. Sie sind, in ihrer Formulierung, meist innerbetrieblich abgestimmt, deuten in vielen Fällen schon auf Verantwortungsrahmen und Organisation hin und differenzieren mehr oder weniger 5 Spitzenpositionen sind zumeist mit Titeln wie „Leiter“ oder „Head of …“ bezeichnet, während das mittlere Management häufig mit einer zusätzlichen Einschränkung oder einer speziellen organisatorischen Bezeichnung daherkommt. Hier werden Positionen dann oft als „Abteilungsleitung, Teamleitung, Standortleitung“ bezeichnet, sodass eine organisatorische Einordnung ebenfalls gleich mitgeliefert wird (siehe unten). Eine andere Möglichkeit ist, dass Funktionsbereiche ergänzt und somit klar benannt werden. Der „Team Lead Controlling DACH“ ist wahrscheinlich nicht für die Niederlande und das financial reporting verantwortlich.
Für eine erste Einordnung der Position sind die Positionsbezeichnungen sehr sinnvoll, jedoch ist stets zu berücksichtigen, dass die Bezeichnungen nie einheitlich und schon gar nicht vergleichbar sind. Während der Head of Digital Marketing in einem Start Up vielleicht über gar keine Mitarbeitendenverantwortung verfügt und ein Budget von 100.000 € pro Jahr, so können hinter gleicher Positionsbezeichnung bei einem Konsumgüterkonzern mehrere Abteilungen mit hunderten Mitarbeitenden und Millionenbudgets verborgen sein.
2.2 Verortung der Position im Unternehmen
Um die Unsicherheiten der Positionsbezeichnung ein wenig zu lösen, macht es Sinn, sich die Stellenausschreibung hinsichtlich der Verortung der Position im Unternehmen zu verdeutlichen. Sofern nicht schon der Titel (siehe oben) die Verortung verrät, so sind meist Key Words aus dem Bereich der Organisation aufgeführt (z.B. Bereichsleitung, Abteilungsleitung, Teamleitung, Expert:in, Referent:in o.Ä). Ist dies nicht der Fall sind etwas blumigere Formulierung zu finden. „Du geht Deinem Team voran“, „…dich unterstützen in Deiner Arbeit drei Einheiten mit insgesamt 20 Mitarbeitenden“ oder ähnlich gelagerte Informationen.
Ist eine erste Verortung erfolgt, so sollte in einem nächsten Schritt untersucht werden, an wen die Position berichtet oder wer ggfs als vorgesetzte Stelle . benannt ist. Hier macht es Sinn sich ein kleines Organigramm zu zeichnen. Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:
- An wen berichtet die Position/ Wie heißt der bzw. die Vorgesetzte?
- Gibt es ähnliche Positionen in dem genannten Bereich, eventuell verwandte Positionen im Unternehmen?
- Gibt es auf der Internetpräsenz des Unternehmens Organigramme oder Ähnliches?
- Lassen sich z.B. aus den Darstellungen von Personen in Businessnetzwerken Rückschlüsse auf die Organisation ziehen?
Die Beantwortung dieser Fragen ist anhand der Stellenausschreibung nicht immer möglich aber bei der intensiven Vorbereitung (vgl. hierzu Teil I: Kenne das Unternehmen und Teil II: Kenne deine Gesprächspartner) fallen diese Informationen meistens auf. Auch mithilfe einer Recherche in den sozialen Businessmedien sind die Fragen schnell beantwortet.6
2.3 Verantwortungsrahmen
Mit der Verortung der Position im Unternehmen ist auch der Verantwortungsrahmen eng verbunden. Verantwortung kann auf vielen Ebenen übernommen werden und so ist es wichtig genau zu prüfen, welcher Einflussbereich mit der Position einhergeht. Oftmals sind verschiedene Verantwortungsdimensionen aufgeführt, manchmal auch keine einzige. Die häufigsten Dimensionen werden wir hier kurz erläutern:
2.3.1 Verantwortung hinsichtlich Mitarbeitender/ Umsatz
Die Verantwortung nach disziplinarisch/fachlich geführten Mitarbeitenden und dem Umsatz zu bemessen ist in zahlreichen Unternehmen ein Klassiker. Viele Organisationsmodelle und einige Gehaltsmodelle hängen an diesen beiden Bezugsgrößen. Da solche Informationen aber auch für die Konkurrenz interessant sein könnten, finden sich meist nur indirekte Hinweise zu den genannten Bezugsgrößen in den Ausschreibungen. „Mit Ihrem Team verantworten Sie unseren wichtigsten Bereich…“ o.Ä. ist oft zu lesen. Eine Recherche in den sozialen Businessmedien lässt meist schon erahnen, mit welcher Anzahl von Personen die Position zu tun hat und mit welchen Qualifikationsprofilen die Personen ausgestattet sind.
2.3.2 Verantwortung hinsichtlich geographischer Komponenten
Vertriebsgebiete, Standorte, Weltregionen oder auch mal Postleitzahlenbereiche sind geographische Komponenten, die den Verantwortungsbereich räumlich eingrenzen. Ob EMEA, DACH oder Westfalen, diese Angabe macht schnell deutlich, auf was sich die Interessenten der Position einstellen müssen. Bei internationalen Verantwortlichkeiten stellt sich die Frage nach den Sprachkenntnissen ebenso wenig wie die Bereitschaft zu Dienstreisen, wobei der Einflussbereich für den Raum Westfalen diese Frage wohl erstmal nicht beantwortet.7 Geographische Verantwortlichkeiten bieten mitunter Ansatzpunkte für die Verortung der Position im Unternehmen (siehe 2.). Wenn für ein Unternehmen eine Leitung Vertrieb für die Region DACH gesucht wird, das Unternehmen aber global tätig ist, wird es sicher weitere Kolleg:innen auf gleicher Ebene und wahrscheinlich auch noch eine/n Vorgesetzten geben, der den gesamten Vertrieb verantwortet.8 Geographische Informationen sind also ein weiterer wertvoller Bestandteil in der Analyse einer Stellenanzeige.
2.3.3 Verantwortung hinsichtlich thematischer Komponenten
Mit thematischer Responsibilität ist der Verantwortungsrahmen für Produktgruppen bzw. Produktbereiche oder auch für Produkte aus bestimmten Rohstoffen, bzw. Produktionsverfahren gemeint, also alles, was ein gemeinsames Thema hat. Dies ist in einer Fabrik für Autoteile vielleicht die Verantwortlichkeit für alle Produkte, die gestanzt oder geschweißt werden, und in einer großen Unternehmensberatung möglicherweise die Verantwortung für eine Branche. Wichtig ist hier in einer ersten Analyse – beispielsweise durch eine Suche in sozialen Businessmedien oder auf der Website des Unternehmens allgemein – wie viele ähnlich gelagerte Themen es gibt, welche Themen/ Branchen/ Produkte etc. überhaupt behandelt werden und welche nicht. Die Verantwortung für thematische Bereiche kann je nach Unternehmen völlig unterschiedlich sein. Wichtig ist, dass sie gemeinsam mit den Angaben zur Verortung der Position im Unternehmen (siehe 2.) einen sehr guten Einblick in die Organisation bieten.
3. Tätigkeiten allgemein (Aufgabenbeschreibung)
Der Hauptbestandteil einer Stellenausschreibung umfasst die Informationen über Tätigkeiten, die auch als Aufgabenbeschreibung oder job description daherkommen. Meist startet eine Ausschreibung mit dem Teil Tätigkeiten und listet in Spiegelstrichen in der Folge die Aufgabe nach Wichtigkeit auf.9 Viele Bestandteile dieser Aufzählung erschließen sich meist schon aus dem Titel und eine erfahrene Führungskraft kann meist sehr schnell einschätzen, welche Aufgaben auf ihn oder sie zukommen werden.
Die Tätigkeitsbeschreibungen variieren sehr stark in Qualität und Detaillierungsgrad. Finden sich bei einigen Anzeigen nur sehr allgemeine Formulierungen, werden andere hier schon sehr ausführlich über die Aufgaben informieren.10
Dennoch ist die Tätigkeitsbeschreibung genau zu untersuchen, da sich hier oft Fehler einschleichen bzw. alte Vorlagen verwendet werden, die nicht mehr der aktuellen Position entsprechen. So kann zum Beispiel der „Head of Controlling“ in den Tätigkeiten das Financial Reporting wiederfinden, weil dies vorher im Profil inkludiert war, aber zur Zeit von einer anderen Stelle erledigt wird. Auch aktuelle organisatorische Änderungen werden manchmal nicht erwähnt.
Insgesamt ist die Tätigkeitsbeschreibung meist eine sehr allgemeine und oftmals auch nur organisatorische Beschreibung. In der Realität sind gerade bei Führungskräften viele Aufgaben gar nicht beschrieben oder kontinuierlichen Änderungen unterworfen. Eine detaillierte Auswertung von Einzelanforderungen kann in diesem Aufsatz natürlich nicht erfolgen.
4. Anforderungen
Die Anforderungen an eine Position sind oft aber keinesfalls immer ein Kriterium bei der Auswahl von Bewerbenden. Natürlich gibt es anspruchsvolle Erfordernisse in speziellen Rollen, die auch durch Erfahrungen nicht wettgemacht werden können. Niemand würde ernsthaft eine/n OberärztIn ohne Medizinstudium einstellen11 oder PilotInnen ohne Flugschein. Für viele wirtschaftliche Spitzenpositionen gibt es heute kaum noch direkte Zuordnungen zu Berufsausbildungen und so finden sich meist offene Beschreibungen wie „wirtschaftswissenschaftliches Studium oder gleichwertige Ausbildung“. Angesichts einer sich immer weiter differenzierenden und internationalisierenden Bildungslandschaft ist dies auch nur verständlich.12 In manchen Fällen wird bei entsprechender Erfahrung auch ganz auf die Anforderung eines Studiums verzichtet.
Wichtiger als die Bedingung einer bestimmten Ausbildung sind wichtige Erfahrungen in dem jeweiligen Anforderungsbereich verbunden mit bestimmten Kriterien, zum Beispiel Führung (s.o.), oder Verantwortungsrahmen (s.o). So wird eine Leitung einer Personalrechtsabteilung gesucht und die zentrale Anforderung ist die langjährige Erfahrung in der Führung einer Abteilung für Personalrecht. Wenn so konkrete Ansprüche in einer formalen Ausschreibung benannt sind, dann haben diese auch Relevanz. Ohne genannte entsprechende Erfahrung wird eine Bewerbung nicht erfolgreich sein.
Nicht jede genannte Anforderung muss zu 100 % von den Bewerbenden erfüllt werden, aber eine Tendenz dorthin ist zweifellos zu empfehlen. Auch wenn hier keine Detailanalyse von Grundbedingungen vorgenommen werden kann, so spielen neben der Erfüllung dieser Anforderungen oftmals persönliche Sympathien, sprachliche Gewandtheit oder sogar Schönheit und Herkunft (Elternhaus), bzw. Netzwerke eine entscheidendere Rolle bei der Auswahl als die Erfüllung des Anforderungskatalogs.
5. Arbeitsumgebung
Die im Rahmen der Corona-Pandemie entstandene Option remote zu arbeiten, bietet auch für viele Führungskräfte völlig neue Möglichkeiten. Die Angaben zu Arbeitsumgebung können je nach persönlichen Umständen entscheidend für eine Bewerbung sein. Auch wenn viele Führungskräfte sich einen Umzug oder eine Zweitwohnung vorstellen können 13, ist dies mittlerweile für einige eine solche pendelnde Tätigkeit ausgeschlossen. Die genaue Untersuchung einer Ausschreibung hinsichtlich Angaben zum Anteil home office, remote oder mobile work sind daher für viele wichtig geworden.
Aber auch Angaben zu Vergünstigungen wie Firmenwagen, BahnCard, Wohnung, etc. können Hinweise auf die Arbeitsumgebung bieten. Viele dieser zusätzlichen Gehaltsbestandteile sind sehr individuell und den jeweiligen Lebenssituationen angepasst und werden häufig in den Ausschreibungen gar nicht benannt.14
6. Weitere Informationen
Je nach Schwerpunkt, Stil und Ausführlichkeit können noch weitere Informationen zum Job zu finden sein. Ganz wichtig ist zum Beispiel, ob ein Zeitpunkt genannt ist, ab wann die Position besetzt sein soll, oder wie lange das Bewerbungsverfahren läuft. Hier ist besonders auf das Datum der Veröffentlichung zu achten. Wichtig ist es natürlich sich innerhalb der Fristen zu bewerben.
In den letzten Jahren bekennen sich Unternehmen in Stellenanzeigen auch immer häufiger zu Werten und Vorstellungen und zeigen den Bewerbenden damit auf, was sie zu erwarten haben. Meist werden Stichworte der Firmenkultur benannt oder versucht mit Hilfe von Bildern eine Stimmung zu vermitteln. Ein Bild Anzug tragender ausschließlich männlicher Immobilienmakler kann dabei ebenso als Statement verstanden werden, wie eine Anzeige, die eine Szene aus der letzten Firmenfeier zeigt.
Fazit
Die grundlegende Beschäftigung mit der Firma und den Personen, auf die man in einem Interview trifft, haben wir hier im dritten Teil um die Analyse der Stellenausschreibung ergänzt. Viele Aspekte aus dem ersten Teil „Kenne das Unternehmen“ finden hier eine Vertiefung, wie zum Beispiel in der Verortung der Position innerhalb der Organisation oder im Verantwortungsrahmen. Gemeinsam mit „Kenne Deine Gesprächspartner“ ist der größte und wichtigste Teil einer Gesprächsvorbereitung abgeschlossen. Mittels einer strukturierten und ernstgenommenen Vorbereitung können wesentliche Kennzeichen der Position, der Entscheider und des Unternehmens herausgearbeitet werden. Mithilfe dieser Information ist man in die Lage versetzt, seine Selbstpräsentation auf die Anforderung und Erwartungen hin zu optimieren.
Die folgenden Kapitel dienen vor allem der individuellen Ergreifung von Maßnahmen vor einem Interview und den Gehaltsverhandlungen und runden somit unsere Gesprächsvorbereitungen ab.
[1] Wir können in diesem Format nicht auf alle Aspekte eingehen. Natürlich gibt es immer ganz persönliche Dimensionen, Einstellungen, Erfahrungen, Bedürfnisse, die eine Rolle spielen können.
[2] Viele Stellenanzeigen werden mittlerweile auch über Instagram und Facebook von Mitarbeitenden der Unternehmen geteilt. Hier sind die Motive nicht immer eindeutig und die Motivation nicht immer klar. Man denke hier zum Beispiel an Prämien für die Mitarbeitendenwerbung.
[3] Vgl. hierzu auch den Aufsatz (Link zum Beitrag auf unseren Blog)
[4] Direktansprache meint hier das Vorgehen einer Personalberatung, die direkt in den sozialen Medien oder auch am Telefon den Kontakt sucht.
[5] Dies ist nur bei Unternehmen im Mittelstand und Konzernen der Fall. Im Start Up Umfeld ist natürlich weiterhin jeder „Head of sonstwas“.
[6] Natürlich gibt es gerade bei kleineren Unternehmen Schwierigkeiten bei der Recherche dieser Informationen und nicht immer sind ausreichend Personen in den sozialen Businessnetzwerken verzeichnet.
[7] Die Frage Schalke oder Dortmund ist hier oftmals auch entscheidender, weiß der Autor aus eigener Erfahrung.
[8] Das ist natürlich auch jederzeit anders möglich. Hier soll es nur um die empirische Evidenz gehen.
[9] Natürlich ist dies nicht immer der Fall .
[10] Gerade bei neu geschaffenen Positionen für die erstmals gesucht wird, ist eine Erhöhung des Detaillierungsgrads zu beobachten.
[11] Ist dies doch einmal der Fall, so handelt es sich um einen handfesten Skandal. Interessierten sei hier die Geschichte von Gerd Postel empfohlen: Postel, Gerd (2001): Doktorspiele: Bekenntnisse eines Hochstaplers. Eichborn Verlag.
[12] Auch wenn das sicherlich nicht generalisierbar ist. In vielen Spitzenpositionen finden sich immer noch sehr klassische Ausbildungsgänge. Mit dem Voranschreiten der Zeit wird dieser Aspekt aber in Zukunft sicherlich noch diverser erscheinen.
[13] So zumindest in einer kleinen, natürlich nicht repräsentativen Befragung auf LinkedIn.
[14] Leasing-Fahrräder, Kitaplätze, Obstkorb, kostenlose Getränke, Kicker und vieles mehr können sich dahinter verbergen.
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